Los requisitos administrativos generalmente tienen una causa necesaria, la cual se mantiene vigente a lo largo del tiempo. La forma de suplir esa causa puede ir cambiando, debido a los avances en la tecnología y recursos de comunicaciones.
Esto es factible, siempre que se conserve o mejore la calidad del cumplimiento. Adicionalmente, se le deben reducir los costos de tiempo y dinero a la población, empresas, y el mismo Estado.
Existe un trámite que la tecnología permite eliminar para la mayoría de la población, a un mínimo costo y sin riesgo para la privacidad de las personas. Este es la Constancia de Antecedentes Penales, que fácilmente puede ser sustituido por una consulta en línea a una base de datos actualizada permanentemente. Esto reduciría una enorme cantidad de tiempo y dinero desperdiciados, y daría un producto más confiable.
Comencemos con los costos. Sacar esta constancia requiere un pago, y una inversión en tiempo considerable. Esta incluye el trámite bancario, la petición en línea, y el retiro de la misma. Aunque se pasó la petición a digital, sigue vigente el cobro y la movilización a buscarla. A esto hay que sumarle el efecto de la recurrencia, ya que este proceso se vuelve anual para muchas personas.
Para el Estado, esta es una fuente pírrica de recursos, ya que el personal y recursos administrativos desplegados posiblemente anulen cualquier ingreso recibido. Estas erogaciones se reducirían considerablemente, y los recursos quedarían en el bolsillo de los ciudadanos.
Proponemos que se use una plataforma en nube, similar a la de los salvoconductos de la pandemia o a la del Registro Nacional de las Personas, que valide la ausencia de antecedentes penales.
Esta debe de ser de libre consulta, y actualizada de forma continua. Se consultaría únicamente con el número de tarjeta de identidad y podría dar dos resultados: “No tiene” (99% de los casos, aproximadamente), o “Información no disponible” (1% de los casos). Este segundo resultado puede incluir personas que, sí tienen, pero también faltantes en el registro u otros, los cuales podrían solicitar su constancia por el medio usual. Esto le resuelve al 99% de la población, liberando recursos para atender el otro 1%.
Esto no representa una invasión de la privacidad, ya que no es accesibles la información de quienes sí tienen antecedentes. Al ser la respuesta “información no disponible” esta no es una afirmación, ya que puede incluir todo tipo de errores administrativos.
Difícilmente representa un riesgo que se busque a alguien sin su consentimiento y que el sistema lo dé con hoja limpia. Como protección adicional, posiblemente las empresas pedirían una firma de autorización de consulta. Es importante asegurar que las personas que no están en la base de datos cuenten con un sistema para poder conseguir su acreditación.
Siendo de tipo permanente se pueden hacer las consultas de forma periódica con esfuerzo mínimo. La seguridad de este sistema es mayor, ya que un documento físico se puede falsificar con moderada facilidad, pero trastocar un portal digital es mucho más difícil. La seguridad es reforzada por la actualización periódica, que solo se lograba con la emisión de una nueva constancia.
La reducción de papeles físicos va haciendo más fácil y económicos los tramites personales de cada persona, y además los procesos de recursos humanos de las personas. La revisión anual de antecedentes requiere solo una corta (y gratuita) consulta en línea, liberando las escasas capacidades administrativas para otros fines productivos.
Diferentes modalidades de este sistema se han probado en muchos países, con éxito. Es necesario ir simplificando los trámites de forma ordenada y sistemática, para ir mejorando la competitividad del país y la calidad de vida de las personas. No se requiere mayor inversión o legislación para ejecutar este proyecto y tendría beneficios considerables.
