La corrupción representa un desafío significativo para las empresas, afectando su reputación, operaciones y sostenibilidad. La implementación de un plan de prevención de corrupción no solo es crucial para cumplir con las normativas legales, sino también para fomentar una cultura ética dentro de la organización. Siguiendo los temas del artículo anterior, estas son las experiencias aprendidas y los planes puestos en marcha por las organizaciones en que participamos.
1. Evaluación de Riesgos
Antes de establecer políticas, es fundamental realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos de corrupción. Estos riesgos generalmente se incrementan a medida el tamaño de la organización y la complejidad de las operaciones mayor. Por tanto, en una organización creciente este proceso debe ser iterativo, y ser revisado a lo largo del tiempo de forma regular. Esto incluye:
- Identificación de Áreas Vulnerables: Analizar procesos donde hay mayor riesgo, como adquisiciones, contrataciones, y relaciones con proveedores.
- Evaluación del Entorno: Considerar el contexto legal y social, así como la cultura empresarial. Es importante que esta cultura tenga un nivel ético alto, para asegurar que en efecto las prácticas sean de un nivel superior a la media.
- Auditoría Interna: Realizar auditorías periódicas para identificar posibles vulnerabilidades en los procesos. Por definición, deben participar actores independientes a los departamentos o la administración que está haciendo evaluada. La simple existencia del sistema remueve muchos de los incentivos u oportunidades para prácticas irregulares.
2. Políticas y Normativas
Desarrollar y formalizar políticas claras contra la corrupción es esencial. Estas deben incluir:
- Código de Ética: Un documento que establezca los principios y valores de la empresa, incluyendo un compromiso explícito contra la corrupción. Para que este no sea un simple papel, es necesario que los funcionarios principales no puedan nunca arrogarse el derecho de actuar de forma arbitraria (ver artículo ¿Cómo evitar la corrupción en las organizaciones).
- Política de Regalos y Hospitalidad: Normas sobre la aceptación y entrega de regalos y hospitalidad, evitando situaciones que puedan interpretarse como soborno. Nosotros tenemos políticas que prohíben a cualquier funcionario de la empresa recibir regalos, viajes o atenciones de cualquier contraparte, ya sea ésta un proveedor, cliente, o cualquier otra entidad relacionada. Esta cultura se construye de dos vías, por lo que también se restringe tomar esas acciones con terceros.
- Denuncias y Protección al Denunciante: Establecer un canal seguro y confidencial para que empleados y terceros puedan reportar conductas sospechosas sin temor a represalias. Esto se logra con sistemas de registro de casos, que opera de una manera paralela a la cadena de mando convencional, llegando hasta el más alto nivel de forma discreta. Es importante no sólo dar acceso a los profesionales, sino que a todo el personal operativo (en nuestro caso, trabajadores de construcción). Muchas veces los abusos y prácticas corruptas son cometidas contra los mismos trabajadores de las empresas, especialmente las personas más vulnerables y de menos ingresos. Estos tienden a temer por su trabajo, por la precariedad de su situación económica, por lo que se necesita un mecanismo activo para recibir sus denuncias.
3. Control Interno y Auditorías
Establecer controles internos robustos es vital para prevenir actos de corrupción. Las acciones incluyen:
- Segregación de Funciones: Asegurar que las responsabilidades en procesos críticos estén separadas para reducir el riesgo de corrupción. Esto se logra habiendo varios niveles de revisión y aprobación de gestiones. Se debe dentro de lo posible separar la contratación, supervisión y proceso de pago en diferentes unidades, ya que esto reduce sustancialmente la posibilidad de colusión. Un proceso de 3 niveles de revisión, en cada una de estas áreas (contratación, supervisión y pago), da 9 personas involucradas lo que hace difícil ponerse de acuerdo para cometer irregularidades.
- Monitoreo y Auditorías: Implementar auditorías internas y externas regulares para evaluar la efectividad de los controles y detectar irregularidades. Para esto, y para asegurar que la segregación de funciones no resulte en lentitud e ineficiencia, se usa una plataforma única de gestión de administración. En esta, los archivos virtuales van pasando de mano a mano de forma inmediata, quedando un registro de las aprobaciones y modificaciones de cada participante. Esto además de permitir la velocidad, facilita el monitoreo en tiempo real y una auditoría futura del proceso.
4. Relación con Terceros
La corrupción a menudo involucra a terceros, como proveedores y socios comerciales. Para mitigar riesgos, se debe, además de las políticas internas de regalos y hospitalidad, cuidar lo siguiente: de forma continua:
- Debida Diligencia: Realizar evaluaciones de riesgos a terceros antes de establecer relaciones comerciales, incluyendo revisiones de antecedentes y cumplimiento normativo. Esto se hace también por normativa legal. Por ejemplo, nuestra actividad es regulada por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS), por lo que se necesita llevar un sistema de cumplimiento completo, especialmente sobre los clientes. El sistema incluye alertas de indicios de conductas sospechosas o atípicas a las autoridades.
- Cláusulas Contractuales: Incluir cláusulas anticorrupción en los contratos con proveedores y clientes, estableciendo consecuencias claras por incumplimiento. Esto transfiere las mismas practicas internas a terceros. No se quiere que la empresa, ni aun de forma indirecta, tenga relación con ninguna operación de sobornos u otras prácticas similares.
Llevar las empresas a un nivel de profesionalismo y honestidad es parte importante de lograr construir un país donde se respeten las reglas y la ley. La cultura construida acompañara a los miembros o contrapartes en cualquier actividad futura, logrando así un efecto multiplicador en la sociedad.
