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La firma electrónica

José S. Azcona

Cada documento que se firma en Honduras debe ser en físico para ser legal. Esto acarrea una enorme cantidad de ineficiencias sin brindar una seguridad adicional. La inmensa mayoría de los documentos que se firman son administrativos rutinarios, que no requieren mayor nivel de escrutinio o seguridad, pero para los que nuestra legislación requiere que exista una firma física. Todas estas firmas manuales requieren una enorme cantidad de gastos de papel, impresión, transporte, mensajería y tiempo; acompañado de que dependen de una custodia y archivamiento real, de complicado manejo y con riesgos de pérdida o extravío.

Afortunadamente, existen soluciones a este problema. La legislación de firmas electrónicas se encuentra vigente en más de 50 países (incluyendo Estados Unidos, Canadá y todos los miembros de la Unión Europea), dando un impulso formidable a la productividad general al dar más confianza, orden, seguridad y simplicidad a la firma de documentos.

La legislación define los elementos para que una firma sea válida legalmente. Estos incluyen la intención de firmar, el consentimiento a realizar transacciones electrónicamente, la asociación de la firma con el registro y la retención de los registros. La legislación en algunas de estas jurisdicciones lleva hasta 20 años de vigencia, con un resultado equivalente o mejor al de las firmas físicas exclusivas.

Cualquier documento que se firma actualmente debe llegar físicamente hasta los firmantes. Esto implica que alguien se tiene que movilizar; un mensajero o un firmante como mínimo. El tiempo, el esfuerzo de coordinación y los gastos de transporte se vuelven parte del costo de la transacción. Esto sumado a los costos de la impresión física, que en muchos casos es voluminosa. Como resultado, se sufre de ineficiencias en su gestión y más lentitud en brindar sus servicios.

El ordenamiento de estos documentos es otro problema. Al requerir un archivo físico, este presenta desafíos significativos pero distintos a las personas y a las empresas. Las personas tienen que crear un sistema para guardar y referenciar sus documentos, cosa que requiere mucho esfuerzo y capacidad de organización. Para las empresas o entes estatales, requiere legiones de empleados ocupados en funciones de clasificar, guardar y referenciar documentos. 

La seguridad práctica de los documentos electrónicos es mayor, ya que van acompañados de comunicaciones electrónicas que quedan registradas permanentemente. Es más difícil producir un documento espurio cuando para su creación se requiere de las autenticaciones adicionales que quedan grabadas en la nube electrónica. Esto dificulta falsificar o esconder una obligación contraída. 

Para quienes hacen transacciones con el exterior, los efectos se magnifican. El envío de documentos físicos para firma a través de largas distancias se vuelve mucho más caro y lento que localmente. Se han desarrollado ya proveedores especializados de estos servicios de firma, usados por una gran cantidad de empresas en el exterior, por lo que es fácil agregarse a trabajar con ellos. 

El sistema excluye los documentos que son sujetos de ser suscritos notarialmente. Esto no implicaría una reforma en este campo, y el proceso de autenticarlos no debiese tener una dificultad legal mayor (y sí una gran facilidad de ejecución) con relación a la actual. La opción de hacer firmas físicas siempre se retiene, ya que la costumbre o desconfianza particular de las personas debe ser respetada.

Este es un camino con bastante recorrido a nivel mundial. Los riesgos ya son conocidos, y han sido mitigados gracias a las acciones de otros. Los proveedores de servicio ya tienen amplia experiencia y madurez y son empresas sólidas del área de la tecnología. El acceso a dar los servicios debe ser libre, para evitar cualquier favoritismo y corrupcion estatal.  Con utilizar de ejemplo alguna legislación de países cercanos como Costa Rica o Panamá, podemos fácilmente crear un sistema de firma electrónica que nos brinde una enorme cantidad de beneficios a un costo mínimo.

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