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Cómo comenzar un proyecto: la operación

José S. Azcona

Una vez concluida la implementación preoperativa, se pasa a la fase de operación. Esto no representa que no se regresa a concebir e implementar elementos nuevos. Es implícita en la naturaleza de cualquier proyecto la necesidad de innovar y adaptarse a los cambios. Por tanto, continuar preparándose y mejorar la operación es un acompañante permanente de la misma.

La operación en sí misma es su propia escuela. Generalmente surgen oportunidades o desafíos que no se habían contemplado en las fases anteriores, las cuales deben ser consideradas. El nivel de flexibilidad es mucho menor que cuando se está trabajando en preliminares y los costos de hacer cambios pueden ser considerables, por lo que es necesario hacer un balance para tomar decisiones.

La experiencia de ejecución va haciendo posible desarrollar rutinas o procesos para llevar a cabo las tareas más mecánicas, de soporte, o de administración. Este espacio mental que se libera debe servir para dedicarlo a tres líneas de desarrollo del proyecto: eficiencia, crecimiento e institucionalización.

Eficiencia: Esta es la búsqueda de formas de ir reduciendo costos, tiempo, errores y uso de recursos para completar una tarea. Esto se logra haciendo lo mismo con menos o más con lo mismo. Algunos tipos de actividades (de soporte o secundarias) solamente requieren que se vayan dedicando menos recursos a ellas para lograr el mismo resultado. En las actividades principales, más bien se manifiesta como un crecimiento en la producción, su velocidad y calidad de la misma con iguales recursos. La eficiencia por tanto resulta en más recursos, invertidos de mejor forma, en la actividad primaria.

Crecimiento: Este tiene importantes oportunidades igual que desafíos. Hay que definir si se dispone de los recursos para hacerlo y estudiar las ventajas comparativas en su espacio. Generalmente, este debe de estar relacionado de alguna forma a la actividad primaria. Esto puede ser lograr un crecimiento de escala o volumen, integrar verticalmente antecesores o sucesores en la cadena propia de la actividad, o lograr un crecimiento horizontal entrando a actividades relacionadas. 

La humildad es muy importante, ya que no se puede suponer que el éxito en una actividad automáticamente es replicable. La diferencia geográfica, de personal, o contrapartes, muchas veces puede crear diferencias grandes en la dinámica de una operación. Hay que ser cuidadosos también en hacerlo de forma ordenada, ya que el crecimiento conlleva necesidades nuevas de control y supervisión.

Institucionalización: Para lograr una operación sostenible es necesario que los equipos y procesos puedan multiplicar (y hasta sustituir) la fuerza creativa y el liderazgo de quienes inician el proyecto. Sin institucionalización, es imposible crecer sin una pérdida de calidad, y la permanencia de la operación es frágil al depender de personas. Las personas líderes deben dar una opción preferente a crear mecanismos que sustituyan diferentes partes de su accionar. Comprometerse a crear reglas que sean acatadas por todos los miembros del equipo (especialmente los superiores) es la clave para poder crecer en orden. 

Entrenar y dar responsabilidades a otros es la mejor forma de dar continuidad a una operación.  Por inercia se concentra la información o la autoridad en la menor cantidad de manos, pero actuar para revertirlo es lo que abre las puertas para lograr un equipo creciente y comprometido. Esta confianza debe ir acompañada de fortalecer los procesos y conocimiento institucional, ya que es importante fortalecer las capacidades de la organización como tal.

Esta fase de operación convive con las dos anteriores y con la posibilidad de necesitar liquidar la operación (cerrándola o transfiriéndola a terceros). Por tanto, es importante tener en cuenta los elementos de cómo comenzar un proyecto a lo largo de su duración. La experiencia humana tiene una gran diversidad entre las personas, y las circunstancias son cambiantes a lo largo de la vida de cada una. Las oportunidades de crear algo pueden encontrarse a lo largo de ese camino, enriqueciendo la vida propia y la de los que nos rodean.

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