A lo largo de muchos años, y de trabajar en diferentes actividades, he descubierto algunas prácticas que mejoran la productividad y el orden. Estas contribuyen tanto al desempeño inmediato, como a la colaboración con los demás, como a poder referenciar a futuro.
La pérdida de tiempo haciendo cosas repetidamente, dificultad de encontrar objetos usando la memoria, pérdida de control de actividades, y otros desafíos hacen que haya una necesidad importante de usar herramientas de organización. Afortunadamente, las mejores residen en el ingenio de la mente que todos poseemos, sin requerir de adquisiciones costosas u habilidades técnicas especiales.
Enumerar es de las soluciones mas importantes. El simple hecho de asignarle un numero (o código) a los elementos de un grupo de tareas, archivos, personas, o proyectos hace mucho mas fácil el trabajo y la colaboración.
Para usar el sistema se crea una nomenclatura secuencial (001,002,003…) que se le asigna a cada unidad. Para efectos de archivo y referencia se refiere a los mismos por su código. Estos deben de ser secuenciales y deben ser lo mas pequeños y sencillos posibles para fácil manejo.
Por ejemplo, algo de lo que se esperan unas cien repeticiones o menos (un catálogo de muebles de oficina) no tendría sentido hacerle un código de cinco o seis dígitos.
Generalmente, no es necesario incluir elementos descriptivos por necesidades de organización. Muchas veces vemos que se pretende que el código incluya abreviaturas o subcategorías no necesarias para la organización secuencial.
Esto hace que el sistema sea difícil de usar, confuso para nuevos usuarios, y que no se adapte a necesidades futuras tan fácilmente. Por ejemplo, en este inventario de muebles, conviene asignar un solo código secuencial y no crear subcategorías por tipos (mesas, sillas, etcétera).
Un código hace mucho mas fácil dar seguimiento a cada ítem, las descripciones o subcategorías se desarrollan en los otros elementos de la base de datos, para permitir cruces. Estos otros elementos incluyen categorías (mesas), subcategorías (color, modelo), fecha de compra, etcétera.
Es fácil incluir ítems nuevos, ya que a cada uno se le va asignando una nomenclatura secuencial de forma automática. Por tanto, el sistema es expandible y sirve igual para una creciente cantidad de unidades. Es importante nunca migrar códigos, y retirarlos con la baja de cada ítem. Si una silla entra con el código 164, siempre lo tendrá hasta su descargo. Ningún otro mueble tendrá ese código en el futuro.
Estos códigos hacen más fácil llevar inventarios, y no aplica únicamente a objetos físicos. Tareas, proyectos, archivos, e insumos se pueden clasificar con este sistema. Es mucho mas fácil llevar control de múltiples tareas, y colaborar con otros en ellas, si estas tienen un código de fácil referencia. Por ejemplo, un equipo tiene que cumplir con diez proyectos, enumerarlos reduce el esfuerzo de sincronizar y ordenar.
Una lista enumerativa solo funciona si va acompampañada de una base de datos que se va actualizando periódicamente. Al llevar control de altas, bajas, y modificaciones en la lista, esta tiene una vigencia permanente como archivo.
Muchas veces lo que no se ha usado en un tiempo se vuelve difícil de encontrar (aun con archivos electrónicos) por lo que el uso de códigos en los documentos hace fácil encontrarlos.
El sistema me permite almacenar cientos de artículos escritos con gran facilidad de búsqueda. Este se llama 2030 en la base de datos, siendo escrito después del 2029 y (si Dios permite) será seguido por el 2031. Ningún otro artículo se llamará 2030, y todo lo relacionado con el se guardará con este código. Esto me ayuda a compartirlo con colaboradores o lectores de una forma sencilla, y poder encontrarlo y compilarlo con facilidad en el futuro.
La experiencia me confirma la utilidad del sistema. Por tanto, recomiendo la enumeración con codigo, fácil y accesible a todos, para diversas tareas de organización personal y de trabajo.
